Comment GED peut m’aider pour organiser mon assemblée générale ordinaire ?

L’assemblée générale ordinaire, une réunion primordiale

Différentes organisations sont concernées par ce dispositif, tel que les associations, les syndicats, les juridictions françaises, les entreprises sous forme de sociétés comme les SARL ou les SAS.

Cette AGO est tenue au moins une fois par an, durant celle-ci les associés et actionnaires d’une entreprise se réunissent pour approuver ou non les comptes annuels, le mode de gestion et la stratégie adoptée au cours de l’exercice comptable. Cette réunion est réglementée par la loi et a pour objectif de prendre des décisions sur les orientations futures de l’entreprise et de décider de l’affectation du dernier bénéfice réalisé.

Organiser une assemblée générale ordinaire

Les participants de l’assemblée doivent être convoqués 15 jours avant la date de la réunion, cela se fait à l’initiative du dirigeant. La convocation est transmise par lettre recommandée avec avis de réception qui mentionne l’heure, la date et le lieu de la réunion. À cette lettre, il est également joint les documents relatifs à l’ordre de la réunion tels que les comptes annuels, le rapport de gestion, les propositions de résolutions…

Le déroulement d’une AGO

Durant chaque assemblée, il y a un président qui est généralement le dirigeant de l’entreprise. Le président a pour rôle de faire débuter la réunion, d’organiser et d’orienter la discussion afin de respecter l’ordre de l’assemblée et enfin il supervise les votes lors d’une prise de décision. Le vote peut se faire à main levée ou par écrit et pour qu’une décision soit valide, elle doit obtenir la majorité absolue.

À la suite de la réunion, le gérant doit établir un procès-verbal (PV) qui récapitule le sujet de celle-ci et les décisions qui ont été prises. Ce PV est déposé en deux exemplaires certifiés conformes auprès du Tribunal de Commerce dans un délai d’un mois après la tenue de l’assemblée. Cette formalité est obligatoire dans le cas de toutes assemblées, qu’elle soit ordinaire ou extraordinaire.

Quel(s) complément(s) à l’organisation de l’assemblée générale ordinaire ?

1. Prestation au lancement de votre activité : assistance à la création de votre entreprise jusqu’à l’obtention de votre kbis
2. Prestations suivant votre développement : transfert du siège social,  changement de date de clôture, modification de l’objet social, nomination/révocation d’un mandataire social, augmentation de capital, transformation en une autre forme juridique, dissolution et liquidation
3. Prestation annuelle réglementaire : Assemblée Générale Ordinaire Annuelle statuant sur les comptes du dernier exercice clos, imprimé Fiscal Unique le cas échéant, déclaration 2777-D le cas échéant

Les prestations choisies seront reprises dans la lettre de mission à travers le tableau de répartition des tâches, afin de travailler en étroite collaboration et en toute transparence en matérialisant les tâches effectuées par chaque partie et leur fréquence.