02 51 18 64 45

La facture electronique

Comptabilité

La dématérialisation des documents se généralise et la facture n’y échappe pas. La facture électronique est très avantageuse pour les entreprises et gagne à être connu, mais elle est toutefois très encadrée.

C’est quoi la facture électronique ?

Avant d’expliquer quels sont les avantages de la facture électronique, il faut tout d’abord rappeler ce que c’est, pour qu’une facture soit considéré comme électronique il faut tout simplement que celle-ci soit émise et reçue sous format électronique. Pour pouvoir diffuser ce type de facture, il vous faudra garantir de son authenticité, de sa bonne lisibilité et de l’intégrité de son contenu.

Quels sont les avantages de la facture electronique ?

La facture électronique permet de :

  • Réduire les coûts d’envoi, par papier l’envoi d’une facture engendre des frais d’envoi qui n’ont pas lieu lorsque celle-ci est dématérialisée ;
  • Éliminer d’éventuels problèmes de réception ou de perte de document ;
  • Améliorer la rapidité, la facture qui sera plus rapidement reçu peut-être plus rapidement payée ;
  • Lutter contre la fraude fiscale

Les règles liées à la facture électronique ?

La validité du document :

Pour que vos factures électroniques soient valables, elles doivent être conformes à la norme EDI (Échange de Données Informatisées) et être envoyé de préférence dans un format non-modifiable comme en PDF ou en JPEG.

Elles doivent contenir les mêmes informations obligatoires affichées sur leur format papier. À savoir :

  • Le nom de l’émetteur et du destinataire,
  • La date et le numéro de facture,
  • Le détail des prestations et leur date d’exécution,
  • Le total HT,
  • Le montant des taxes.

En plus des informations obligatoires, les factures dématérialisées doivent comporter une signature électronique authentifiée par un certificat électronique.

La conservation :

L’administration fiscale encadre les mesures de conservation en matière de facture électronique. Les factures envoyées par voie électronique doivent être conservées 3 ans sur support informatique. Celles sécurisées par signature électronique doivent être conservées 6 ans dans leur format originel tout comme pour les informations relatives aux factures transmises par EDI.

En ce qui concerne le droit comptable, il impose une conservation des factures électroniques pendant une durée de 10 ans.

Quel avenir pour la facture électronique ?

Depuis le début de l’année 2020, toute entreprise ayant pour client l’État ou les collectivités territoriales doit impérativement recourir à la facturation électronique et l’article 56 du projet de loi de finances 2020 prévoit d’ailleurs d’instaurer l’obligation de la facturation électronique pour toutes les entreprises, cette mesure devrait entrer en vigueur entre le 1er janvier 2023 et le 1er janvier 2025. Les données figurant sur ces factures électroniques devraient, par ailleurs, être systématiquement transmises à l’administration fiscale pour leur exploitation à des fins de collecte et de contrôle de la TVA.

Maintenant que la facture électronique n’a plus de secret pour vous, n’hésitez plus et adoptez ce système.